Integración de Sistemas de Gestión basados en Normas

El ámbito empresarial es cada día más hostil y competitivo. Ya no es suficiente que las organizaciones sean capaces de alcanzar un cierto nivel de satisfacción de los clientes, sino que es necesario que también sean capaces de adaptar su estrategia global al reto de la excelencia. Para lograr esta posición, las organizaciones tienen que gestionar de la forma más eficaz posible sus diferentes actividades. Si quieren avanzar en los mercados y mejorar sus beneficios, las organizaciones deben innovar en la gestión mediante la implantación y consolidación de sistemas de gestión adaptados al contexto actual que administren eficazmente los distintos aspectos que tienen cabida dentro de una organización.

Por esta razón, son cada día más las empresas que deciden implantar sistemas de gestión normalizados basados en normas nacional y/o internacionalmente reconocidas. Dichas normas son herramientas que ayudan a dirigir y gestionar las diferentes áreas en las que intervienen, al mismo tiempo que se garantizan la eficiencia y fiabilidad de los resultados obtenidos. Los diferentes sistemas de gestión son los que permiten a las organizaciones ser competitivas.

Según Abril Sánchez et al., los sistemas de gestión son cada vez más necesarios para que las organizaciones logren desenvolverse en mercados globalizados así como para satisfacer las cada vez más exigentes demandas de sus clientes, la sociedad o los trabajadores. Son los elementos cualitativos de los productos o servicios, los que están adquiriendo una importancia cada vez mayor en la decisión de compra del cliente. Estos elementos se están igualando en importancia con aspectos como las propias prestaciones del producto o servicio. Cada día crece la sensibilización de los clientes (y del público en general) por conocer qué se esconde detrás de cada producto consumido o servicio prestado y cuál es la repercusión del proceso de producción sobre la sociedad y los trabajadores.

Adicionalmente a los tres sistemas de gestión más conocidos (calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo) existen otros que ayudan a las organizaciones al desempeño de nuevos objetivos y a alcanzar posiciones más competitivas. Algunos ejemplos son: sistemas de gestión de la energía, gestión de la I+D+i, seguridad de la información… Muchas organizaciones ya han implantado uno o varios de estos sistemas, aunque la mayoría de ellas lo han hecho de forma separada o escasamente integrada.

Es necesario gestionar eficazmente estos sistemas, haciéndolos compatibles entre sí, de modo que se puedan establecer objetivos alineados y una visión global que facilite la toma de decisiones.

La integración de los sistemas de gestión es una oportunidad de mejora de las dinámicas empresariales y de los aspectos de la gestión diaria como la documentación, la toma de decisiones y el establecimiento de estrategia. No sólo es un ahorro de costes, si no que representa un auténtico cambio en la estrategia de la empresa.

Por otra parte, son muchos los aspectos que tienen en común los diferentes modelos de gestión, por lo que parece lógico intentar unificar esfuerzos en una sola dirección: la gestión integrada de sistemas. Como resultado se alcanzará una mayor simplicidad y eficacia de en la gestión empresarial que derivará en una mejora de las condiciones de competitividad de las organizaciones, que es siempre uno de los objetivos principales de cualquier empresa.

En una primera toma de contacto, cualquier organización familiarizada con los sistemas de gestión, puede apreciar que existen varias coincidencias entre los diferentes sistemas que existen, hecho que apoya la idea de integración de los mismos. Las principales son:

• Compromiso y liderazgo de la dirección de la organización.
• Representan un proyecto permanente, inmerso en un proceso de innovación y mejora continua.
• Se pueden aplicar en todas las fases del ciclo de vida de los productos o servicios y en todas las etapas de los procesos productivos.
• El sistema que crean debe ser medible.
• Son una tarea de todos los miembros de la organización.
• La correcta implantación se logra mediante la formación.

Tal como afirman Abril Sánchez et al., para lograr un sistema totalmente integrado, la empresa u organización deberá plantearse un proceso que variará dependiendo de su situación inicial y del camino elegido para alcanzar la integración.

Cada sistema de gestión normalmente está respaldado por una norma, en la mayoría de los casos certificable, que impone los requisitos, objetivos y el camino a seguir para que una organización implemente con éxito dicho sistema. Además, que los sistemas sean certificables, también sirve como prueba a las partes interesadas de que se cumple con lo establecido.

No sucede lo mismo para la implementación de un sistema integrado de gestión. No existe una norma certificable que respalde su implantación. Sí existe la norma UNE 66177:2005 que proporciona las directrices para desarrollar, implantar y evaluar el proceso de integración de los sistemas de calidad, gestión medioambiental y gestión de la seguridad y salud en el trabajo, para aquellas organizaciones o empresas que han decidido integrar total o parcialmente dichos sistemas en busca de una mayor eficacia en sus sistema de gestión y aumentar su rentabilidad. Esta norma no remplaza a las existentes, si no que ayuda a abordar la implementación integrada de dichos sistemas que mejorará le eficacia y rentabilidad de los negocios.

El sistema integrado de gestión es aplicable a todo tipo de organizaciones o empresas, con independencia de su tamaño o tipo de actividad y que apliquen o deseen aplicar uno o más sistemas de gestión.

Para finalizar se muestra una tabla con las principales diferencias que existen entre gestionar los sistemas de manera independiente y la gestión integrada de sistemas:

Gestión independiente: 

• Tantos manuales, procedimientos e instrucciones como sistemas de gestión implantados.
• Implantación de manera secuencial. Tantos periodos de implantación como sistemas de gestión desee implantar la organización.
• Aislamiento de conceptos de gestión.

Sistemas Integrados de Gestión:

• Manual único de gestión. Los procedimientos e instrucciones generales no se duplican.
  Habitualmente se elaboran por separado los procedimientos e instrucciones específicos de cada sistema a implantar
• Implantación simultánea. Periodo de implantación total más corto que si se realiza por separado.
• Se distribuyen esfuerzos siendo el sistema en su conjunto diseñado e implantado más rápidamente. Requiere de una cuidadosa implantación.

Un sistema de gestión integrado garantizará el uso de una metodología interna para el cumplimiento de los objetivos. De la misma manera, la organización debe estar capacitada externamente para la satisfacción de los requisitos del cliente y del cumplimiento de la normativa legal. Un sistema de gestión eficaz deberá garantizar la identificación, control y minimización de los riesgos llevando en consecuencia a una maximización de las oportunidades de la empresa como son:

• Reducción de los riesgos de la organización que eviten el cumplimiento de los objetivos y de la mejora de las oportunidades.
• Reducción de los incumplimientos de los requisitos externos, bien sean legales o del cliente.
• Oportunidades de mejora en el desempeño para aumentar la satisfacción del cliente e identificar, manejar y reducir los efectos ambientales y los peligros y riesgos de todas las actividades desarrolladas por la organización
• A través de la capacitación, asegurar la participación del personal para una mejora continua del sistema.
• Llevar adelante actividades en forma consistente con la política corporativa así como con los objetivos y metas relacionados.

La creciente globalización de los mercados, sumado a los nuevos canales de la información y las nuevas tecnologías afecta de forma directa a los distintos tipos de organizaciones. Ya no están aseguradas las ventas de sus productos o servicios, ni tampoco su presencia en el mercado. Para conseguirlo, las organizaciones deben adaptarse a los nuevos modelos y gestionar eficaz y eficientemente sus actividades y los recursos necesarios.

Es evidente que los resultados que más le interesan a una organización, a priori, son los económicos (beneficios obtenidos, rentabilidad, solvencia…). Estos resultados se obtienen principalmente de la venta de los productos/servicios que ofrecen. Para que sean favorables y además se mantengan en el tiempo, la organización deberá cuidar lo que hay detrás de los productos/servicios, es decir, que cumplan las expectativas de los clientes/usuarios y que se respete la legislación.

En este punto es donde una organización debe plantearse la necesidad de implantar uno o varios sistemas de gestión. En este último caso, la organización tiene que decidir si gestiona los diferentes sistemas de manera independiente o integrada.

Sistemas de gestión que funcionan como herramientas útiles a la hora de establecer metodologías de trabajo, fijar responsabilidades, asignar recursos, desarrollar actividades… dirigiendo todos los esfuerzos al cumplimiento de los objetivos preestablecidos y requisitos aplicables para alcanzar los resultados esperados.

En función de los resultados y objetivos que se plantee la organización, existen diferentes tipos de sistemas de gestión sobre los que sustentarse e impulsarse para la consecución de los mismos. En definitiva, los sistemas de gestión proporcionan una metodología, una estructura y una sistematización para alcanzar de forma eficaz, eficiente y con garantías los objetivos o resultados programados.

A continuación se exponen detalladamente algunos de ellos.

Norma UNE EN ISO 9001:2015. Norma de Gestión de la Calidad o Excelencia.

Hoy en día la calidad funciona como una estrategia competitiva basada en la mejora continua. La meta es que la organización alcance unos buenos resultados a través de la satisfacción tanto de sus clientes como de los miembros que la componen, además de mejorar su posicionamiento en el mercado. Que una organización pueda garantizar la calidad de sus productos y/o servicios en los mercados internos e internacionales, es hoy un factor decisivo para la subsistencia de las mismas.

La norma internacional ISO 9001 fija unos requisitos del sistema de gestión de la calidad aplicables a todo tipo de organizaciones, sin importar su tipo, tamaño o producto suministrado y que además, es certificable. Esta norma se aplica cuando una organización:

• Necesita demostrar su capacidad para proporcionar regularmente productos que satisfagan los requisitos del cliente, los legales y los reglamentarios aplicables.
• Aspira a aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del sistema de gestión de la calidad, incluidos procesos para la mejora continua del sistema y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente, los legales y los reglamentarios aplicables.

Según el Manual básico para la gestión integrada en la PYME, implantar un sistema de gestión de la calidad lleva asociadas una serie de ventajas para la organización:

• Apertura de nuevas oportunidades de mercado.
• Optimización de los procesos además de hacerlos más eficientes.
• Mejora de la planificación general
• Resolución de problemas con mayor facilidad y rapidez
• Mejora de las comunicaciones externas e internas
• Reducción de los costes asociados a los productos no conformes
• Definición de estrategias, políticas, objetivos y métodos de trabajo
• Mejora de la imagen de la organización

Cuando una organización se compromete y certifica su política de calidad, debe garantizar que los productos o servicios que ofrece son de la máxima calidad para sus consumidores o clientes, socios, inversores…. La participación y concienciación del equipo humano de la organización con la política de calidad es esencial para la consecución de los objetivos y para el desarrollo de una gestión de excelencia basada en la mejora continua de los procesos de la organización.

La implantación de un sistema de gestión de la calidad requiere de un fuerte compromiso por parte de todos los miembros de la organización, además de una gran perseverancia hasta lograr que todo el personal se adapte y familiaricen con esta nueva forma de trabajo.

Norma UNE EN ISO 14001:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad Ambiental.

Un Sistema de Gestión Ambiental (SGA) formal y normalizado es aquel que sigue un estándar o norma de referencia reconocido internacionalmente, como es la norma ISO 14001. Se trata de una herramienta voluntaria que especifica los requisitos para un sistema de gestión ambiental que le permita a una organización desarrollar e implementar una política y unos objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales y la información sobre los aspectos medioambientales significativos.

Esta norma internacional certificable se aplica a cualquier organización que desee:

• Establecer, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión ambiental.
• Asegurarse de su conformidad con su política ambiental establecida.
• Demostrar a terceros la conformidad con esta norma internacional.
• Llevar a cabo una autoevaluación y autodeclaración.
• Llevar a cabo la certificación del sistema.

El Manual básico para la gestión integrada en la PYME contempla una serie de ventajas asociadas a la implantación de un sistema de gestión medioambiental como son:

• Conseguir una gestión medioambiental mejorada servirá para orientar los esquemas empresariales hacia un desarrollo sostenible.
• Permitir identificar el uso de los recursos y la falta de eficacia, proporcionando un marco de trabajo para evaluar las oportunidades y la posibilidad de ahorro de costes.
• Mayores oportunidades de mercado
• Mayor habilidad para cumplir con la legislación y regulaciones medioambientales.
• Cumplir con las exigencias medioambientales de los clientes.
• Mejorar las relaciones con terceras partes interesadas (vecinos, administración, bancos, aseguradoras…)
• Mayor comunicación con los empleados y aumento de la motivación, lealtad y compromiso.

La política ambiental es la encargada de impulsar la implementación y la mejora continua del sistema de gestión ambiental de una organización, de tal forma que pueda mantener y mejorar su desempeño ambiental. Además es donde se refleja el compromiso de la alta dirección para cumplir los requisitos indicados (legales o de otro tipo). Uno de sus principales objetivos es prevenir la contaminación y evitar otros impactos ambientales derivados de su actividad a través de la mejora continua de los procesos implicados.

La política ambiental debe mirar también hacia el futuro de la organización teniendo en cuenta necesidades que puedan surgir en la evolución de la organización. Es por ello, que los objetivos y estrategias que defina deberán ser revisados periódicamente, adaptándolos en cada caso a las nuevas necesidades o requerimientos. Todas las personas que forman parte de la organización o que trabajan en nombre de ésta, deberán conocer esta política ambiental.

La organización será la encargada de identificar los aspectos ambientales asociados o derivados de sus actividades, procesos, productos… tanto en condiciones normales como de emergencia o anormales.

Cada día es más común que las organizaciones consideran el desempeño de políticas y objetivos ambientales como fundamentales para el éxito. Buscan la realización de productos o servicios que a la vez que cumplen con los requisitos del cliente y con las exigencias legales o normativas, también lo hagan causando el menor impacto posible en el medio ambiente.

Cada organización fijará el alcance que quiere que tenga su política medioambiental y tomará las medidas que más se adecuen a su situación, siempre sobre el mínimo marcado por la legislación.

Si la organización decide certificar su sistema de gestión ambiental al amparo de la norma ISO 14001, es imprescindible, obviamente, que la organización cumpla con lo que describe la norma, pero su incumplimiento no expone a la organización a consecuencias legales, sólo asociadas al incumplimiento de la legislación pertinente.

Norma OHSAS 18001:2007. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

A día de hoy cualquier organización tiene, o debería tener, un sistema de prevención de riesgos laborales porque existen leyes que lo definen además de ser una obligación legal. A partir de este concepto, las organizaciones pueden únicamente cumplir con la legislación en materia de prevención de riesgos laborales y optar por implantar un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo que integrará estos preceptos en el funcionamiento total de la misma.

No sólo las leyes son cada vez más exigentes con este tema, sino que las políticas económicas respaldan y demandan más compromiso por parte de las organizaciones. A esto se une también la creciente preocupación por las partes interesadas (trabajadores, directivos, clientes, administraciones…) en temas de prevención de riesgos laborales. Es entonces un significativo conjunto de circunstancias a tener en cuenta lo que fomenta las buenas prácticas en temas de seguridad y salud en el trabajo y su integración en los procesos de las organizaciones.

Según Abril Sánchez, C. et al., de todos los modelos de referencia que existen en la actualidad para la implantación de sistemas de gestión de la prevención, el más aceptado y extendido en el mercado, tanto nacional como internacional, es el estándar OHSAS 18001:2007 (Occupational Health and Safety Management Systems).

La norma OHSAS 18001 establece las condiciones que ha de cumplir un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (en adelante SST) para reorientar a las organizaciones y garantizar la seguridad y salud de los trabajadores, así como la optimización del resto de su sistema. OHSAS 18001 pretende ser aplicable a todos los tipos y tamaños de organizaciones y ajustarse a diversas condiciones geográficas, culturales y sociales. El éxito del sistema depende del compromiso de todos los niveles y funciones de la organización, especialmente de la alta dirección.

El objetivo global de este estándar es apoyar y promover las buenas prácticas en el sistema de seguridad y salud en el trabajo en equilibrio con las necesidades socioeconómicas. Muchos de los requisitos pueden ser aplicados simultáneamente o reconsiderarse en cualquier momento.

El Manual básico para la gestión integrada en la PYME indica que esta norma es aplicable a cualquier organización que desee:

• Establecer un sistema de gestión de SST para eliminar o minimizar los riesgos de SST a sus empleados y a otras partes interesadas expuestas a los mismos.
• Implantar, mantener y mejorar continuamente su sistema de SST.
• Asegurar su conformidad con la política de SST declarada.
• Demostrar dicha conformidad a terceros.
• Procurar la certificación del sistema o llevar a cabo una autoevaluación del mismo.

Toda la organización debe participar de la política de SST, siendo muy importante el apoyo de la alta dirección a este sistema de gestión. El objetivo final siempre será conseguir que la organización desarrolle su actividad sin consecuencias para la salud de sus trabajadores.

Abril Sánchez, C. et al., afirman que la organización que implante un sistema de gestión de la seguridad y salud laboral mediante la Norma OHSAS 18001 tiene la garantía de que:

• Proporciona una mejora continua en la gestión de la prevención, mediante la integración de la misma en todos los niveles jerárquicos y organizativos, utilizando metodologías, herramientas y actividades de mejora.
• Potencia la motivación de los trabajadores, a través de la creación de un lugar y un ambiente de trabajo más ordenado, más propicio y más seguro, además de su implicación y participación en los temas relacionados con la prevención. En definitiva, se fomenta la cultura preventiva.
• Facilita herramientas para la disminución de los incidentes y accidentes laborales. Como consecuencia de esto, se reducen los gastos asociados, tanto directos (por los daños personales o materiales que puedan causar) como indirectos, al disminuir el tiempo de inactividad o la repetición innecesaria de procesos.
• Permite demostrar que se cumple con la legalidad, lo que evita retrasos o paralizaciones de la actividad causadas por el incumplimiento de la legislación en materia de prevención de riesgos laborales.
• Determina y mantiene una capacidad de respuesta ante imprevistos.
• Facilita la asignación de los recursos en la organización.

Otro de los puntos positivos que aporta la implantación de un sistema de gestión de este tipo, posibilita obtener reducciones en las primas de algunos seguros relacionados con la seguridad y salud en el trabajo (seguros contra incendios y de responsabilidad civil). También potencia la imagen de la empresa de cara a los clientes, a la sociedad y a la administración, demostrando el compromiso de la organización con la seguridad y salud de los trabajadores, sobre todo si la empresa decide certificar el sistema.

Demostrar que este estándar OHSAS se ha implementado con éxito puede servir para que una organización garantice a las partes interesadas que cuenta con un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo apropiado.

Este estándar está previsto para tratar la seguridad y salud en el trabajo, y no para otras áreas de la seguridad y salud como programas para el bienestar de los empleados, seguridad de los productos, daños a la propiedad o impactos ambientales.

Norma UNE EN ISO 14006:2011. Sistemas de Gestión Ambiental-Ecodiseño.

Como se ha comentado en el apartado anterior, existe una preocupación cada vez más extendida sobre los daños que el ser humano provoca al medio ambiente. Esta preocupación, no sólo está en los ciudadanos, sino que cada día más empresas se están concienciando sobre el impacto que tiene su actividad sobre el medio ambiente. Por eso es que muchas organizaciones contemplan la necesidad de incluir el desempeño ambiental también en el diseño de sus productos.

Si bien antes se habló de cómo reducir los impactos ambientales de una organización a través de la implantación de la norma 14001:2008, que relaciona los procesos de una organización con los impactos ambientales derivados, en este caso, la forma de hacerlo es con otra norma de la misma familia, ISO 14006:2011, que aborda la disminución de los impactos ambientales a través del proceso de gestión del diseño del producto/servicio, el llamado ecodiseño.

De este modo, ISO 14006 incorpora la información necesaria de otras Normas Internacionales (ISO 14001, ISO 9001, ISO/TR 14062, IEC 62430), para poder establecer los procesos y procedimientos apropiados para el desarrollo del ecodiseño. Es una herramienta que permite realizarlo de una manera estructurada y gestionada además de poder integrarse en el SGA de la organización. Esta es la razón por la que cuando una organización decide implantar esta norma, amplia significativamente sus competencias, al mismo tiempo que ahorra en recursos porque no tendrá que hacer uso necesariamente del resto de normas relacionadas indicadas anteriormente.

El ecodiseño puede entenderse como un proceso integrado dentro del diseño y desarrollo, que tiene como objetivo reducir los impactos ambientales y mejorar de forma continuada el desempeño ambiental de los productos, a lo largo de su ciclo de vida, desde la extracción de materias primas hasta el fin de su vida útil. Para beneficiar a la organización y para asegurarse de que logra sus objetivos ambientales, el ecodiseño debería llevarse a cabo como una parte integral de las operaciones de negocio de la organización. El ecodiseño puede tener implicaciones para todas las funciones de una organización.

El ecodiseño no sólo es una herramienta la organización usa para alcanzar y cumplir sus objetivos medioambientales, sino que también sirve para reducir los costes (por ejemplo, al reducir el uso de energía y materiales en la fabricación del producto) a la vez que satisface las inquietudes de sus clientes. Clientes todos cada vez más preocupados por asuntos como el calentamiento global, la polución, el agotamiento de unos recursos…

Todo indica a que el ecodiseño debería ser una parte más del proceso de diseño y desarrollo del producto/servicio estando integrado en el sistema de gestión ambiental. Esto repercutirá sobre la organización en forma de ventaja competitiva respecto a otras que no lo lleven a cabo, además de contribuir al éxito de la organización a largo plazo.

No sólo influyen las circunstancias internas y el compromiso que cada organización posea con el medio ambiente, sino que también existen ciertos factores externos que conducirán a la implementación del ecodiseño dentro de los procesos de una organización, como por ejemplo:

• La propia legislación ambiental
• Las opiniones y percepciones de clientes, accionistas, miembros de la organización…
• Los requisitos ambientales planteados por muchas ONGs
• La propia competencia
• etc

Aunque la Norma se dirige principalmente a organizaciones que tienen un SGA según se describe en ISO 14001, esté o no incorporado a un Sistema de Gestión de la Calidad, esta norma también es valiosa para las organizaciones que tienen sólo un Sistema de Gestión de la Calidad. También resultará útil para otras organizaciones que no tengan ninguno de los sistemas formalizados, pero que están interesadas en reducir los impactos ambientales adversos de sus productos.

Además del cumplimiento del objetivo principal, el ecodiseño aporta una serie de beneficios potenciales o ventajas a las organizaciones, clientes u otras partes interesadas:

• Aumento de la rentabilidad y competitividad de la empresa. Implementar procesos de ecodiseño reduce los costes además de atraer nueva financiación o nuevas inversiones.
• Mejorar sustancialmente la imagen corporativa de la organización, renovando y modernizando su perfil público.
• Los procesos de ecodiseño promueven la innovación y la creatividad de las organizaciones.
• Reducción de la responsabilidad legal de la organización porque cuando se disminuyen los impactos ambientales del producto también se incrementa el conocimiento sobre el mismo.
• Liderazgo en gestión ambiental de las organizaciones que certifican el ecodiseño, ya que les permite obtener un valor añadido respecto a otras organizaciones que únicamente tienen implantados sistemas de gestión ambiental basados en ISO 14001 o EMAS.
• Actualización legal permanente porque el sistema de gestión del ecodiseño contribuye a identificar y cumplir con los requisitos legales ambientales en vigor. También tiene en consideración los futuros requisitos que aparecen recogidos en borradores y directivas pendientes de transposición.

Al contrario de lo que se pueda pensar, la aplicación del ecodiseño en los procesos de una organización no tiene por qué suponer un aumento del coste del producto que a su vez se traduzca en una penalización para el cliente o consumidor final. De hecho, en la mayoría de los casos, la incorporación de estas medidas supone, entre otras cosas, ahorrar en materiales o disminuir el consumo energético.

La obtención de estos beneficios es independiente del tamaño de la organización, su situación geográfica, cultura o complejidad de sus sistemas de gestión.

Norma UNE EN ISO 50001:2011. Sistemas de Gestión de la Energía.

Como sucede con otros sistemas de gestión, la estructura actual del mercado impone ciertos requerimientos que funcionan como piezas clave para el desarrollo estratégico de las organizaciones. En materia ambiental, existen varios actores, algunos de ellos tratados en puntos anteriores. En este caso, la gestión energética es uno más de estos requerimientos a tener en cuenta y que ayuda a impulsar a las organizaciones hacia posiciones más competitivas. No sólo es importante el interés que la propia organización pueda presentar, sino que a este hecho también hay que sumar el análisis del contexto actual, donde existe un gran problema con la disponibilidad de recursos energéticos. El uso de energías primarias con precios cada día más elevados tiene un peso importante sobre los costes generales de las organizaciones. Por estos y otros motivos, la gestión energética se ha convertido en un proceso clave para las organizaciones: es una herramienta que ayuda a disminuir los costes en energía al mismo tiempo que hace que las organizaciones contribuyan con un futuro más sostenible.

La gestión energética no es más que un sistema que permite a la organización alcanzar los compromisos derivados de su política energética, tomar acciones, según sea necesario, para mejorar su desempeño energético y demostrar la conformidad del sistema con los requisitos de la norma correspondiente. Es decir, un conjunto de medidas planificadas, procedimientos y actividades que se integran en la estructura de la organización con la finalidad de alcanzar un consumo mínimo de energía, manteniendo los niveles de confort y producción.

La finalidad de la norma ISO 50001:2011 es facilitar a las organizaciones establecer los sistemas y procesos necesarios para mejorar su desempeño energético, incluyendo la eficiencia energética y el uso y el consumo de la energía. La implementación de esta Norma Internacional está destinada a conducir a la reducción de las emisiones de gases de efecto invernadero y de otros impactos ambientales relacionados, así como de los costos de la energía a través de una gestión sistemática de la energía.

Un sistema de gestión de la energía es aplicable a cualquier tipo de organización independientemente de su actividad, tamaño, situación geográfica… Como en los otros casos, que su implantación resulte beneficiosa va a depender del compromiso de todos los miembros de la organización con el sistema, especialmente de la alta dirección.

Según la Guía Práctica para la implantación de sistemas de gestión energética de MAPFRE, la implantación de un sistema de gestión energética brinda la oportunidad a las organizaciones de poseer un autoconocimiento clave respecto a su uso de la energía y a cuál es su potencial ahorro y mejora, aspectos completamente necesarios en la actual coyuntura económica y política.

Según el trabajo de la Fundación MAPFRE, existen estudios que evidencian que una gestión energética sistematizada permite ahorros en costes mucho mayores que una gestión energética no sistematizada. Lo que se consigue con un sistema de gestión energética, aunque supone un coste inicial, rápidamente generará una disminución de costes en cadena, y los resultados son excelentes en tan solo tres años, consiguiéndose ahorros cercanos al 23% del coste inicial.

Gráfico 1. Evolución de una gestión energética sistemática.

Fuente: MAPFRE- SEI Sustainable Energy Ireland.

Por el contrario, con una gestión no sistemática del uso de la energía, en donde se realizan esfuerzos puntuales, que lo único que generan son picos de rebaja de coste y picos de incremento, no normalmente no se logra superar el 10% de ahorro.

Por todo esto, uno de los propósitos fundamentales de un sistema de gestión de la energía es servir como herramienta que permita la reducción del consumo de energía de una organización. Si se reduce el consumo de energía, se reducirán significativamente los costos asociados, que generalmente tienen mucho peso en los totales de una organización.

Al mismo tiempo se disminuyen los gases de efecto invernadero y los impactos ambientales de la organización. Todo esto provocará un retorno económico inmediato.

La norma introduce el concepto desempeño energético que engloba el uso de la energía, la eficiencia energética y el consumo energético. La organización puede elegir entre un amplio rango de actividades de desempeño energético. Por ejemplo: reducir la demanda máxima, utilizar el excedente de energía o la energía desperdiciada, mejorar las operaciones de sus sistemas, procesos o equipamiento…

Como cualquier sistema de gestión, este debe ser revisado y evaluado periódicamente con la finalidad de identificar e implementar las posibles oportunidades de mejora que se puedan ir presentando

En resumen, la aplicación global de esta Norma Internacional contribuye a:

• Un uso más eficiente de las fuentes de energía disponibles.
• Mejorar la competitividad.
• Reducir las emisiones de gases de efecto invernadero.
• Reducir otros impactos ambientales relacionados.

El cumplimiento de esta norma es voluntario y no establece requisitos absolutos en términos de desempeño energético. La organización, al implantarla, únicamente se compromete con el compromiso que establezca dentro de su política energética bajo unas premisas de mejora continua del desempeño energético y adquisición de productos o servicios energéticamente eficientes, además de los requisitos legales aplicables. Por lo tanto, dos organizaciones que realicen actividades similares, pero que tengan desempeños energéticos diferentes, pueden ambas cumplir con sus requisitos.

La planificación energética debe ser coherente con la política energética y debe conducir a actividades que mejoren de forma continua el desempeño energético.

Norma UNE 166002:2014. Sistemas de Gestión de la I+D+i.

La I+D+i constituye un elemento estratégico para el desarrollo y el éxito de las organizaciones. Funciona como una herramienta y como un medio para mejorar la competitividad dentro del sector. Las actividades de I+D+i a corto plazo repercuten sobre el desempeño de la propia organización respecto a la competencia, pero a medio y largo plazo lo hará sobre los propios miembros de la organización, ya que fomenta la creatividad y aprovecha la inteligencia de los empleados.

Por otra parte, los clientes son cada día más exigentes. Demandan que los productos o servicios además de cumplir sus expectativas sean cada vez más novedosos y aporten un valor añadido. Es aquí donde la gestión interna de la I+D+i de una organización puede conseguir cubrir dichas necesidades adaptándose mejor al panorama actual de los mercados que otras organizaciones que carezcan de este tipo de programas.

La implantación de un sistema de gestión de la I+D+i permitirá a las organizaciones estructurar su plan de I+D+i que incluya todas aquellas actividades necesarias para generar innovaciones de forma continua. Estos sistemas son independientes del tamaño de la organización y su alcance puede repercutir sobre los productos, procesos, servicios, diseño, modelo de negocio… será la organización la que delimite su alcance donde lo considere más adecuado respecto a su situación.

La implementación de un sistema de gestión de la I+D+i proporciona a la organización numerosos beneficios, por ejemplo:

• Mejorar el crecimiento, los ingresos y los beneficios procedentes de las innovaciones.
• Aportar nuevas ideas y valores para la organización.
• Obtener valor de forma proactiva gracias a una mejor comprensión de las necesidades y posibilidades futuras del mercado.
• Ayudar a identificar y a reducir los riesgos
• Aprovechar la creatividad y la inteligencia colectiva de la organización.
• Obtener valor de la colaboración con otros socios para las actividades de I+D+i
• Estimular la implicación de los miembros de la organización y fomentar el trabajo en equipo y la colaboración.

Cuando una organización establece su política de gestión de la I+D+i, ésta debe estar enfocada a fomentar y potenciar las actividades relacionadas con la I+D+i que serán un factor diferencial que impulsará la competitividad en los sectores que actúa la empresa.

De la misma manera que se implementa un sistema de gestión de I+D+i, se deben implantar una metodología de gestión de la difusión de los desarrollos y resultados tecnológicos por parte de los agentes afectados.

Al establecer este sistema sobre la base de la Norma UNE 166002:2014, una organización se asegura de que se va a ajustar a los requisitos establecidos por la legislación vigente y aplicable.

Para que un sistema de gestión de I+D+i esté completo debe incluir un proceso de vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva. La vigilancia tecnológica permite realizar de manera sistemática la captura, el análisis, la difusión y la explotación de las informaciones científicas, técnicas, legislativas, normativas, económicas, de mercado, sociales… útiles para la organización.

La información proporcionada por la vigilancia tecnológica es primordial para el conocimiento del entorno de la organización así como para impulsar la inteligencia competitiva.

Norma UNE-ISO/IEC 27001:2014. Sistemas de la Seguridad de la Información.

La implantación de un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI) es una decisión estratégica para una organización. Esta decisión estará condicionada por sus necesidades y objetivos, sus requisitos de seguridad, los procesos organizativos utilizados y su tamaño y estructura. Lo previsible además, es que todos estos factores condicionantes cambien con el tiempo.

El sistema de gestión de la seguridad va a generar confianza en las partes interesadas al preservar principalmente los siguientes aspectos de la información:

• La confidencialidad: la información no se pone a disposición ni se revela a individuos, entidades o procesos no autorizados.
• La integridad: mantiene la exactitud y completitud de la información y sus métodos de proceso.
• La disponibilidad: es el acceso y utilización de la información y los sistemas de tratamiento de la misma por parte de los individuos, entidades o procesos autorizados cuando lo requieran.

Uno de los activos más importantes para una organización es la información que posee, junto con los procesos y sistemas que hacen uso de ella. Todos los aspectos enumerados en el párrafo anterior son esenciales para lograr los objetivos que la organización se propone al implantar un sistema de gestión de la seguridad de la información, además de asegurarse beneficios económicos (la información que posee una organización puede ser esencial para aspectos como la rentabilidad, la conformidad legal, la competitividad…)

En este contexto, información sería todo aquel conjunto de datos organizados en poder de una organización que pose valor para la misma, independientemente de la forma en que se guarde o transmita, de su origen o de la fecha de elaboración.

En la actualidad, las organizaciones se enfrentan cada vez más con riesgos e inseguridades procedentes de una amplia variedad de fuentes que pueden dañar sus sistemas de información: riesgos físicos como incendios, inundaciones, sabotaje, vandalismos, accesos indebidos e indeseados; y riesgos lógicos como el fraude informático, el espionaje, daños por virus informáticos, ataques de intrusión o denegación de servicios.

Para garantizar que la seguridad de la información es gestionada correctamente, se debe hacer uso de un proceso sistemático, documentado y conocido por toda la organización. Este proceso constituye el Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información que se enfoca en el riesgo empresarial.

Es importante que este sistema forme parte y se integre con los procesos de la organización y con la estructura de gestión global, y que la seguridad de la información se considere constantemente en todos los procesos importantes para una organización.

Algunos de los aspectos fundamentales que controla un sistema de gestión de la información son:

• El cumplimiento de la legalidad.
• La adaptación dinámica y puntual a las condiciones variables del entorno.
• La protección adecuada de los objetivos de negocio para asegurar el máximo beneficio.
• El aprovechamiento de nuevas oportunidades de negocio.

Si la organización decide implantar el sistema de seguridad de la información bajo la Norma ISO 27001 se asegura de conseguir un apropiado control del sistema además de garantizar su mejora continua. La organización va gestionar de una forma más eficaz la seguridad de la información.

Otro de los beneficios principales es que se disminuyen los costes al evitar inversiones innecesarias o mal dirigidas, que muchas veces se producen al atacar amenazas sin una evaluación previa, al desestimar riesgos, por falta de contramedidas, por controles desmedidos de elevados costes, por retrasos en las medidas aplicadas…

Los beneficios que aporta la implantación de un sistema de gestión de la información en una organización son numerosos y significativos, algunos de ellos son:

• Aumento de la confianza de clientes, socios, accionistas… porque se garantiza la confidencialidad de la información.
• Control continuo de los riegos a los que se expone el manejo de la información tanto dentro de la organización como con otras partes interesadas.
• Se establece un método de gestión de la información estructurado que evita incidentes inesperados al mismo tiempo que permite analizar todos los datos registrados y aplicar políticas preventivas.
• Se reducen significativamente los riegos a los que está expuesta la información de una organización como pérdidas, accidentes, robos, corrupción…
• Se reducen los costes gracias a la aplicación de políticas preventivas vinculadas con incidentes o accidentes.
• Los clientes pueden acceder a la información que necesiten y que les pueda ser facilitada por la organización sin asumir riesgos innecesarios y mediante sólidas medidas de seguridad.
• En caso de producirse incidentes de gravedad permite una continuidad en las operaciones.
• Certeza de cumplir con la legislación vigente sobre información personal, propiedad industrial, protección de datos, comercio electrónico… además de cumplir con otros requisitos más exigentes demandados por los clientes, colaboradores, accionistas…
• Mejora la imagen de la empresa mostrando más seguridad y menor riesgo sobre sus procesos.
• Es un elemento diferenciador frente a la competencia.
• Aumenta la sensibilización y responsabilidad de los miembros de la organización ante el tratamiento de la información de la misma.
• El registro permite garantizar y demostrar la eficacia de los esfuerzos desarrollados por la organización en incidentes de seguridad.

BIBLIOGRAFÍA

• Abril Sánchez, C; Enríquez Palomino, A; Sánchez Rivero, J.M. Guía para la integración de sistemas de gestión. 2º Edición. Fundación Confemetal, Madrid. 296p.ISBN 948-84-939618-7-9.
• Gestión de la I+D+i: Requisitos del Sistema de Gestión de la I+D+i. UNE 166002:2014. Madrid: AENOR, 2014.
• Guía para la integración de los sistemas de gestión. UNE 66177:2005. Madrid: AENOR, 2005.
• Sistemas de gestión ambiental. Directrices para la incorporación del ecodiseño. UNE-EN/ISO 14006: 2011. Madrid: AENOR, 2011
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• Manual básico para la gestión integrada en la PYME.Andalucía: Quality-SME-España Espacio Atlántico.
• OHSAS 18001:2007. Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Requisitos. Madrid: AENOR.200, 29p. ISBN 978-84-81